Ce sujet traite de la modification des instructeurs affectés aux dossiers d’instruction.
Cette permission n’est disponible que pour les profils d’administrateurs et cela pose problème pour certaines communes dans lesquelles ce sont les instructeurs qui s’affectent les dossiers d’instruction.
Comme solution certaines communes ont attribué le profil “ADMINISTRATEUR GÉNÉRAL” à leurs instructeurs, mais cette solution n’est pas viable pour plusieurs raisons telles que le tableau de bord qui ne correspond pas aux besoins des instructeurs, ou encore la possibilité de modifier certains paramètres réservés aux utilisateurs avertis.
La solution serait donc d’ajouter cette permission de modification aux profils “INSTRUCTEUR POLYVALENT” et “INSTRUCTEUR POLYVALENT COMMUNE”.
L’objectif de ce sujet est de collecter les propositions et les solutions de chacun, que ce soit sous la forme de l’évolution des processus au sein des collectivités, par le biais de modification technique, etc.
Dans notre situation (Communauté d’agglomération), le besoin concerne seulement le profil instructeur polyvalent, utilisé par le service urbanisme. Il n’est pas souhaité que les communes puissent modifier l’instructeur du dossier.
Nous avions déjà demandé en 2016 à ce que les communes ayant plusieurs instructeurs puissent elles-mêmes s’affecter les CUa selon la personne qui prenait le dossier en instruction. Nous sommes donc favorables à ce que l’affectation des dossiers des “instructeurs polyvalents commune” soit possible en mairie.
Par contre, il n’est pas souhaitable qu’elles puissent affecter un dossier à une des instructrices du service mutualisé, ni le modifier.
Je n’avais pas répondu à ce sujet, mais cette possibilité serait très intéressante pour nous.
En effet, c’est uniquement ce point qui nous pousse à mettre tous les instructeurs avec un profil administrateur général.
Ce besoin concerne le profil “instructeur polyvalent”.
Il n’est pour nous pas nécessaire pour les autres profils, mais cela ne nous poserait pas de problèmes.
Il y a donc un besoin d’évolution du profil “INSTRUCTEUR POLYVALENT” et “INSTRUCTEUR POLYVALENT COMMUNE” pour plusieurs utilisateurs.
Dans notre collectivité (service instructeur intercommunalité), nous avons créé:
- un système d’affectation automatique des DIA, AT et CUa à un utilisateur des communes. Mais effectivement, si l’utilisateur change temporairement (congé, remplacement), il faudrait que la commune X puisse changer l’affectation des utilisateurs liés à la collectivité X uniquement;
Pour les délégations de DIA, nous n’avons pas encore testé via le logiciel, mais c’est prévu…Et effectivement cela va poser problème. Par exemple, sur la commune du Puy-en-Velay, une grande majorité des DIA sont délégués à une société publique locale. Par conséquent,nous aurons un fort besoin de pouvoir faire en sorte que les instructeur communes puissent modifier l’affectation des dossiers
Les instructeurs sont répartis en binômes, et chaque binôme instruit des communes bien déterminées.
Mais au sein des binomes, les instructeurs prennent les dossiers sur le dessus de la pile: ils se les affectent donc eux-même. En conséquence, mes instructeurs ont tous un profil administrateur général pour réaliser cette affectation.
En effet, nous avons dans notre service 7 instructeurs (9 au premier septembre), 1 assistante qui traite les DIA et CUa et un délégataire pour les DIA…Selon la logique actuelle d’OpenADS, et selon notre fonctionnement, cela signifierai qu’en tant que responsable de service, je devrai gérer l’affectation de 3200 dossiers par an!
J’en profite pour dire que notre organisation soulève un autre problème: elle n’est pas compatible avec le fait de devoir affecter automatiquement un dossier à un instructeur. Cela nous a posé des complications dans le fonctionnement à plusieurs reprises. Nous avons aujourd’hui trouvé une solution (ou plutôt nous avons bricolé): nous avons créé un faux instructeur dont le nom est “dossiers non affectés” et qui reçoit donc automatiquement tous les dossiers (exceptés ceux qui sont instruits par les communes de type CUa)
Cela nous permet de mieux voir les dossiers que les communes nous ont jamais envoyés…
Merci pour votre participation à ce débat (qui reste ouvert), nous allons analyser les solutions qui s’offre à nous et reviendront pour vous en faire part.